Verwaltungstexte sind kompliziert. Das lässt sich nicht vermeiden, denn sie müssen korrekt sein. Und sie müssen rechtssicher sein. Das führt unweigerlich zu solch sprachlichen Verrenkungen, wie wir sie alle kennen: „Sofern die Voraussetzungen gemäß § X Abs. Y erfüllt sind und der Antrag fristgerecht eingereicht wurde, kann eine Bewilligung unter dem Vorbehalt weiterer Prüfungen erfolgen.“
Für Menschen, die nicht täglich mit solchen Formulierungen arbeiten, bleibt auf den ersten Blick unklar: Was bedeutet das jetzt? Habe ich einen Anspruch oder nicht ? Muss ich noch etwas tun oder nicht?
Genau an dieser Stelle beginnt das Spannungsfeld zwischen rechtlicher Genauigkeit und Verständlichkeit. Viele Bürgerinnen und Bürger lesen solche Sätze mehrmals und bleiben trotzdem unsicher zurück. Nicht, weil sie sich nicht bemühen, sondern weil sie mit Verwaltungssprache nicht vertraut sind. Diese Art von Verständlichkeitsproblemen ist strukturell und betrifft alle öffentlichen Stellen, die nach außen mit Menschen kommunizieren. Diese oder ähnliche Muster begegnen mir oft in meiner Arbeit mit öffentlichen Stellen. Sie tauchen unabhängig von Fachbereich oder Kommune auf. Hier habe ich fünf typische Verständlichkeitsprobleme im Kontext von öffentlichen Stellen zusammengetragen. Arbeiten Sie bei einer öffentlichen Stelle? Dann lade ich Sie ein, einmal genauer hinzuschauen: Kommt Ihnen das bekannt vor?
1. Fach- und Verwaltungssprache ohne Erklärung
Verwaltungssprache ist präzise. Sie ist gewachsen, erprobt und innerhalb der Verwaltung gut verständlich. Für viele Bürgerinnen und Bürger ist sie jedoch eine Fremdsprache. Begriffe aus dem Verwaltungs‑ oder Rechtskontext, Abkürzungen oder feststehende Formulierungen werden häufig vorausgesetzt. In der Regel gibt es keine Erläuterungen dazu. Begriffe wie „Rechtsbehelfsbelehrung“, „Mitwirkungspflicht“ oder „Ermessensentscheidung“ sowie Abkürzungen wie „i. V. m.“ werden häufig vorausgesetzt, ohne erklärt zu werden. Warum ist das so? Nun, Texte orientieren sich an Gesetzen, Verordnungen und internen Abläufen der Ämter und Behörden. Sie werden von Menschen geschrieben, die täglich mit diesen Begriffen arbeiten und ihre Bedeutung nicht mehr hinterfragen. Die Folge: Bürgerinnen und Bürger verstehen den Inhalt nicht vollständig, fühlen sich unsicher oder stellen Rückfragen. Es können Missverständnisse entstehen, die eigentlich vermeidbar wären.
2. Zu lange und verschachtelte Sätze
Ein Satz soll möglichst alles enthalten: Voraussetzungen, Ausnahmen, Fristen und rechtliche Hinweise. Das führt zu sehr langen und komplexen Satzkonstruktionen. Mehrere Nebensätze, Nominalstil und einschränkende Formulierungen erschweren auch geübten Leserinnen und Lesern das Lesen. In der Behördenkommunikation steht über allem die Notwendigkeit der rechtlichen Absicherung: Nichts darf fehlen, nichts darf falsch verstanden werden. Das führt dazu, dass die zentrale Aussage im Dickicht der Sprachakrobatik verlorengeht. Viele Empfänger von Behördenbriefen müssen einen Satz mehrfach lesen. Und nicht wenige Menschen geben ganz auf und lesen den Text nicht weiter.
3. Fehlende Struktur und Orientierung im Text
Auch der Aufbau eines Textes entscheidet über seine Verständlichkeit. Lange Fließtexte ohne Absätze, Zwischenüberschriften oder Hervorhebungen sind in Verwaltungsschreiben keine Seltenheit. Wichtige Informationen sind im Text versteckt; eine visuelle Struktur wird dabei selten mitgedacht. Und was passiert? Bürgerinnen und Bürger wissen nicht, was für sie gerade wichtig ist oder was sie konkret tun sollen. Fehlende Hervorhebungen führen dazu, dass alles gleich wichtig erscheint. Leser und Leserinnen müssen selber entscheiden, wo die für sie relevanten Informationen stehen. Für viele bedeutet das eine große Überforderung.
4. Die Perspektive der Verwaltung statt der Bürgerinnen und Bürger
Verwaltungstexte sind meist neutral, sachlich und unpersönlich formuliert. Passivkonstruktionen und unpersönliche Wendungen sind üblich. Aus Verwaltungssicht ist das nachvollziehbar. Aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger bleibt jedoch oft unklar, was das Schreiben für sie persönlich bedeutet. Immer steht die institutionelle Rolle im Vordergrund, aber nicht die Leserperspektive. Deshalb wirken Verwaltungstexte so distanziert. Menschen fühlen sich nicht angesprochen und sind vielleicht sogar unsicher, wie sie handeln sollen.
5. Zu viele Informationen auf einmal
Häufig werden sehr viele Informationen in einem Schreiben gebündelt. Alles ist wichtig, aber nichts wird priorisiert. Damit fühlen sich viele Leserinnen und Leser überfordert. Das Wesentliche geht im Detail unter. Wenn die Handlungsaufforderung nicht ganz klar ist, wird sie unter Umständen gar nicht ausgeführt.
Fazit: Verständlichkeit ist nicht „nice to have“
Eine gute Verwaltung sollte auch auf gute Verständlichkeit achten. Das kommt bislang viel zu kurz. Eines möchte ich an dieser aber Stelle klarstellen: Solche Verständlichkeitsprobleme entstehen nicht aus mangelnder Kompetenz, sondern ergeben sich aus den Rahmenbedingungen des Verwaltungsalltags. Und deshalb lassen sie sich auch nicht durch einzelne Textänderungen mal eben nebenbei lösen. Es braucht vielmehr einen grundlegenden, einheitlichen Ansatz für eine adressatengerechte, angemessene Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern auf deren Augenhöhe – nicht auf Augenhöhe der Verwaltung.
In Workshops zum Thema verständliche Kommunikation unterstütze ich Mitarbeitende dabei, ihre Texte aus der Perspektive der Leserinnen und Leser zu betrachten, ohne die rechtlichen Anforderungen aus dem Blick zu verlieren. Gearbeitet wird an konkreten Beispielen aus dem eigenen Arbeitsalltag.
Wenn Sie überlegen, verständliche Kommunikation in Ihrer Kommune gezielt zu stärken, sprechen Sie mich gern an.
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